Verwalter verzweifelt gesucht!

Immobilienverwaltung in der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer

Eine geeignete Immobilienverwaltung zu finden, ist insbesondere für kleinere Hausgemeinschaften schon seit Längerem schwierig, aber nicht unmöglich. Durch den Fachkräftemangel und steigende Verwalterkosten hat sich die Lage allerdings weiter zugespitzt. Kleine Gemeinschaften können aber auch auf die Selbstverwaltung setzen.

Befinden sich die eigenen vier Wände nicht in großen Wohnanlagen, sondern in Häusern mit zehn Parteien oder weniger, wird es oft schwer, eine geeignete Verwaltung zu finden. Dafür gibt es mehrere Gründe: Der grassierende Fachkräftemangel, steigende Preise und aufwendige Sanierungs- und Modernisierungsarbeiten machen es für Hausverwaltungen finanziell immer unattraktiver, kleine Gemeinschaften der Wohnungseigentümer (GdWE) zu übernehmen.

Großer Aufwand, wenig zahlende Einheiten
Der Betreuungsaufwand für eine kleine GdWE unterscheidet sich nämlich kaum von der Verwaltung einer großen – egal ob Modernisierungen anstehen oder Eigentümerversammlungen zu koordinieren sind. Aus Verwaltersicht gibt es bei kleinen GdWE lediglich weniger zahlende Einheiten. Auch das Aufgabenpensum hat durch neue Regularien, wie etwa dem Heizungsgesetz und der Energiewende im Bestand, insgesamt zugenommen. Und nicht zuletzt steigt die Bürokratieflut – zuletzt mit der Beteiligung an der Zensusbefragung oder der Grundsteuererklärung.

Starke Auslastung
Zudem verteilt sich die zunehmende Last auf immer weniger Schultern. Denn der Fachkräftemangel hat auch in der Immobilienwirtschaft zugenommen. Aktuelle Studien zeigen, dass mittlerweile zwei Drittel der Unternehmen akute Probleme damit haben, qualifiziertes Personal zu finden. Infolgedessen bezeichnen sich immer mehr Immobilienverwaltungen als „stark ausgelastet“: Laut Erhebung des Bundesfachverbands der Immobilienverwalter (BVI) und des Immobilienverbands Deutschland (IVD) trifft dies auf 61 Prozent der befragten Unternehmen zu. Das entspricht drei von fünf Verwaltern. Ein weiteres Viertel der Befragten sieht sich selbst als „eher als ausgelastet“.

Lichtblicke bei der Suche
Vor diesem Hintergrund müssen sich kleine GdWE darüber im Klaren sein, dass bei der Verwaltersuche mit höheren Preisen zu rechnen ist. Außerdem sollten sie sich von vornherein an Unternehmen wenden, die auf das Management kleiner Liegenschaften spezialisiert sind. Positive Eigenschaften, wie zum Beispiel ein gepflegter Zustand ohne akuten Instandsetzungsbedarf, eine harmonische Gemeinschaft oder die Nähe zum Standort der Immobilienverwaltung dürfen bei der Kontaktaufnahme ruhig hervorgehoben werden, da sie die Erfolgsaussichten steigern. Auch die Regelung, dass Eigentümerversammlungen nun ausschließlich online abgehalten werden können, wirkt sich positiv aus, da dies den Verwaltungsaufwand reduziert.

Selbstverwaltung als Option
Seit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) ist die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums Aufgabe der rechtsfähigen GdWE (§ 18 Absatz 1 WEG). Die GdWE wird entweder durch den Verwalter oder durch alle Eigentümer gemeinschaftlich gesetzlich vertreten (§ 9b Absatz 1 WEG). Solange sich alle Eigentümer einig sind, müssen sie keinen Verwalter bestellen. Doch wie genau kann die Selbstverwaltung aussehen? In Betracht kommen grundsätzlich zwei Formen:

1. Alle Eigentümer nehmen die Verwaltungsaufgaben gemeinschaftlich wahr.
Diese gemeinschaftliche gesetzliche Vertretung erfordert, dass zum Beispiel Verträge von allen Miteigentümern gemeinschaftlich abgeschlossen werden müssen. In einer Zweiergemeinschaft ist das vom Aufwand her machbar; bei mehreren Einheiten kann sich dies jedoch langwierig und mühsam gestalten. Auch ist es nicht gestattet, einzelne Eigentümer durch einen einfachen Beschluss dazu zu bevollmächtigen, die GdWE zu vertreten. Es ist nur erlaubt, beispielsweise im Rahmen einer Vereinbarung, Miteigentümern eine Vertretungsbefugnis für spezielle Aufgaben oder Aufgabenbereiche zu erteilen. Im Rahmen einer solchen Kompetenzverteilung sind dann die betreffenden Eigentümer bevollmächtigt, zum Beispiel Verträge für die GdWE abzuschließen oder Handwerker zu beauftragen. Zu beachten ist, dass die Selbstverwaltung nur bei GdWE mit weniger als neun Sondereigentumseinheiten ordnungsmäßiger Verwaltung entspricht (§ 19 Absatz 2 Nr. 6 WEG).

2. Die GdWE bestellt einen internen Verwalter aus ihren eigenen Reihen.
Die Eigentümer ernennen per Beschluss einen internen Verwalter aus den eigenen Reihen. Dieser übernimmt alle Aufgaben der Verwaltung selbstständig, wie es ein externer Verwalter tun würde. Bei dieser Variante ist auch ein Abschluss eines Verwaltervertrages sinnvoll. Für den Fall, dass der interne Verwalter für seine Tätigkeit mehr als eine Aufwandsentschädigung erhält, hat er die Berufszulassungsregeln für Verwalter gemäß § 34c der Gewerbeordnung zu beachten. Außerdem gilt zu beachten, dass Eigentümer seit der WEG-Reform einen Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter nach § 26a WEG haben, es sei denn, es bestehen weniger als neun Sondereigentumsrechte, ein Wohnungseigentümer wurde zum Verwalter bestellt und weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer verlangt die Bestellung eines zertifizierten Verwalters.