Einsichtsrechts nach Betriebskostenabrechnug

Wenn Vermieter ihre Fett Betriebs- und Heizkostenabrechnung versendet haben ereilt viele Eigentümer der Widerspruch der Mieter. Die Mieter haben das Recht die Abrechnung durch eine Belegeinsicht überprüfen und nachvollziehen zu können. Der Mieter muss erkennen können welche Kostenpositionen wie verteilt werden hierzu muss der Mieter eine ordnungsgemäße Abrechnung gemäß § 556 Abs. 3 BGB erhalten, welche die getätigten Einnahmen und Ausgaben darstellt, ausweist welcher Anteil nach welchem Umlageschlüssel auf den Mieter entfällt und ihm ermöglicht diesen gedanklich und rechnerisch nachzuprüfen.
 

Wann haben Mieter das Recht zur Einsicht?

Die Mieter haben eigentlich immer das Recht vom Vermieter zu verlangen dass sie zur Kontrolle die Belege einsehen dürfen das ergibt sich bereits aus der allgemeinen Rechenschaftspflicht nach § 2 59 BGB (BGH, Urteil vom 07.02.2018 Az. VIII ZR 189/17).
 

Was darf der Mieter einsehen?

Grundsätzlich darf der Mieter also alle Rechnungen, Belege und weiteren Dokumente einsehen, welche notwendig sind, damit es ihm möglich ist in oben genannten Grundsatz der gedanklichen und rechnerischen Nachprüfung vollziehen zu können. Vom Grundsatz her ist das zum einen die Rechnung für eine Leistung inklusive der darin enthaltenen Leistungsbeschreibung, sowie den entsprechenden Zahlungsbeleg als Nachweis dafür, dass diese Zahlung auch tatsächlich geleistet wurde. Der Mieter muss also nachvollziehen können wie viel Geld für welche Leistung wann genau tatsächlich geflossen ist.

Ein Beispiel: Für Gartenpflegekosten wird vom Gärtner eine Rechnung erstellt aus welcher sich genau ergibt, dieser habe 3 Stunden für einen Heckenschnitt gebraucht und zusätzlich Anfahrtskosten und Entsorgungskosten gehabt. Der hierfür in Rechnung gestellte Betrag wird sodann an den Gärtner vom Vermieter überwiesen. Ein Beleg für diese Tätigkeit ist durch Vorlage der Rechnung des Gärtners und des Zahlungsbeleges möglich. Weiterer Unterlagen, z.B. eines Vertrages mit Leistungsverzeichnis, eines Angebotes oder mehrerer Angebote auch der Konkurrenz bedarf es hierfür nicht.

Ein weiteres Beispiel: Die Warmwassererzeugung im Hauswirt von derselben Heizanlage vollzogen, welche auch die Heizwärme zur Verfügung stellt. Dem Mieter gegenüber wird im Rahmen der Heizkosten eine Heizkostenabrechnung auf Basis der Fläche der Wohnung und auf Basis der Messung durch einen für die Wohnung verbauten Wärmemengenzähler in Rechnung gestellt. Kostenanteil für Warmwasser wird ebenfalls über einen Wärmemengenzähler ermittelt.

Hier wird das Einsichtsrecht umfangreich, der Mieter wird neben den Energielieferkosten (z.B. Gasrechnung) die genaue Verteilung der Energie zwischen Heizung und Warmwasserbereitung erfahren wollen, die Heizkostenabrechnung wird vom Mieter im Zweifelsfall auch dahingehend geprüft werden können, ob die anderen Nutzer im Gebäude ebenfalls plausible und auf den Gesamtverbrauch korrespondierende Wärmemengen Feststellung hatten. Hierzu muss es dem Mieter im Zweifelsfall möglich sein auch die Verbrauchsdaten der anderen Nutzungseinheiten im Rahmen der Beleg Einsicht zur Verfügung gestellt zu bekommen. Zugleich werden für die gesamten kumulierten Heizkosten noch der für die Heizung verbrauchte Strom (auf Umwälzpumpe) durch Schätzung zu ermitteln sein und des Weiteren müssen Heiznebenkosten wie Heizungswartung, Anlagenüberprüfung und sonstige Nebenkosten wie oben dargestellt nachgewiesen werden können.
 

Wie muss das Einsichtsrecht wahrgenommen werden?

Der Mieter hat grundsätzlich nur das Recht die Belege direkt beim Vermieter einzusehen, es sei denn der Vermieter wohnt hier in einer nicht zumutbaren Distanz. Hierbei sind dem Mieter geordnete Originalbelege vorzulegen. Der Mieter muss sich nicht mit Kopien zufrieden geben. Übersendet der Vermieter freiwillig Kopien oder Scans der Originalbelege, so kann er hierfür angemessene Kosten zwischen 0,25 und 0,50 € verlangen. Die Übersendung kann davon abhängig gemacht werden, dass dem Vermieter zuerst diese Kosten bezahlt werden
 

Was passiert wenn dem Mieter die Belegeinsicht verweigert wird?

Verweigert der Vermieter die Belegeinsicht vollständig und ausdrücklich, wenn ein berechtigter Anspruch auf Beleg Einsicht besteht, dann kann der Mieter von einem Zurückbehaltungsrecht Gebrauch machen und bis zur Gewährung der Beleg Einsicht eine Nachzahlung auf die Nebenkosten verweigern (BGH, Urteil vom 07.02.2018 Az. VIII ZR 189/17).
Trifft eine dieser Voraussetzung jedoch nicht zu und der Mieter hätte gegebenenfalls keinen berechtigten Anspruch auf Beleg Einsicht oder dieser wäre ihm nicht vollständig verweigert worden, so könnte die Verweigerung der Nebenkostennachzahlung durchaus als Verzug der Nachzahlung gesehen werden. Nach entsprechenden Abmahnung oder gegebenenfalls nach Verrechnungen mit Zahlungen der Kaltmiete kann es hierdurch zu Rückständen kommen, welche vom Vermieter mit entsprechenden Konsequenzen geahndet werden können.