Fünf häufige Fehler bei der Betriebskostenabrechnung

Viele Vermieter stehen jedes Jahr vor der Aufgabe, für Ihre Mieter eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen. Im Rahmen der Rechtsberatung fällt dabei auf, dass einige Fehler immer wieder gemacht werden. Nachfolgend stellen wir daher 5 „klassische“ Fehler bei der Erstellung einer Betriebskostenabrechnung dar:

1. Die formellen Mindestanforderungen an eine Betriebskostenabrechnung werden nicht eingehalten

Eine formell wirksame Betriebskostenabrechnung muss die folgenden fünf Voraussetzungen erfüllen:
• Es müssen die Gesamtkosten aufgeführt werde.
• Die verwendeten Umlageschlüssel müssen angegeben und ggf. erläutert werden.
• Die Berechnung des Kostenanteils des Mieters muss angegeben werden.
• Der Abzug der Vorauszahlungen des Mieters muss dargestellt werden.
• Die Betriebskostenabrechnung muss für einen juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschuldeten Mieter nachvollziehbar sein.

2. Es wird ein falscher Abrechnungszeitraum gewählt

Der Abrechnungszeitraum eine Betriebskostenabrechnung beträgt ein Jahr. Kürzere oder längere Zeiträume sind nicht zulässig. Auch wenn der Mieter die Wohnung nicht über den vollständigen Abrechnungszeitraum bewohnt, beträgt dieser ein Jahr. Lediglich der kürzere Nutzungszeitraum ist dann in der Betriebskostenabrechnung zusätzlich mit anzugeben. Die Betriebskosten sind in dem Fall zeitanteilig zu berechnen.

3. Es werden Betriebskosten abgerechnet, die vertraglich nicht vereinbart wurden

Betriebskosten können nur umgelegt werden, wenn dies im Mietvertrag vereinbart wurde. Dies kann durch eine konkrete Nennung der Betriebskosten geschehen oder durch einen Verweis auf die Betriebskostenverordnung. Sonstige Betriebskosten, die in der Betriebskostenverordnung nicht aufgeführt werden, müssen konkret benannt werden und dürfen nicht einfach unter dem Punkt „Sonstige Betriebskosten“ zusammengefasst werden.

4. Es werden Betriebskosten unzulässigerweise zusammengefasst

Kosten verschiedener Betriebskostenarten dürfen nicht unter einem Punkt vermischt werden. So ist es beispielswiese unzulässig, denn Strom für die Beleuchtung, die Entwässerungspumpe unter die Heizungsanlage unter einem Punkt „Allgemeinstrom“ zusammenzufassen.

5. Es wird ein falsche Umlageschlüssel gewählt

Die Betriebskosten sind nach dem Abrechnungsmaßstab zu verteilen, der zwischen den Parteien vereinbart wurde. Haben die Vertragsparteien nichts anderes vereinbart, sind die Betriebskosten, soweit andere Rechtsvorschriften nicht entgegenstehen, nach dem Anteil der Wohnfläche zu berechnen. Betriebskosten die von einem erfassten Verbrauch (z.B. Kaltwasser) oder einer erfassten Verursachung durch den Mieter abhängen, sind nach einem Maßstab umzulegen, der dem unterschiedlichen Verbrauch oder der unterschiedlichen Verursachung Rechnung tragen. Im Zusammenhang mit der Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten ist zwingend die Heizkostenverordnung zu beachten.