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Wohnungseigentumsrecht
Das Protokoll in der Wohnungseigentümerversammlung
Was ist zu beachten?
Über die in der Wohnungseigentümerversammlung gefassten Beschlüsse ist nach § 24 Absatz 6 des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) unverzüglich eine Niederschrift anzufertigen. Der Sinn und Zweck dieses Protokolls ist es, den Wohnungseigentümern den rechtlichen Inhalt der in der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse deutlich zu machen. Dies dient der Vorbereitung einer guten und sinnvollen Begründung einer später etwa beabsichtigten Beschlussanfechtung.
Um diesem Sinn und Zweck gerecht zu werden, vor allem vor dem Hintergrund, dass die Anfechtungsfrist für eine Beschlussanfechtungsklage lediglich einen Monat ab der Eigentümerversammlung beträgt, sieht das Gesetz vor, dass das Protokoll unverzüglich anzufertigen ist. Unverzüglich bedeutet nach § 121 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) ohne schuldhaftes Zögern. Wie dieser Begriff in zeitlicher Hinsicht konkret auszufüllen ist, wird in der juristischen Literatur und Rechtsprechung aber leider bislang nicht einheitlich beurteilt. Die meisten Stimmen orientieren sich an einem Zeitraum von bis zu drei Werktagen. Es gibt aber auch Meinungen, die davon ausgehen, dass das Protokoll bereits am Tag nach der Versammlung vorliegen muss oder der Verwalter den Umständen entsprechend sogar bis zu einer Woche Zeit haben soll.
Um die spätere Nachprüfbarkeit der Beschlüsse zu ermöglichen, muss das Protokoll folgende Mindestangaben enthalten:
- Ort, Datum und laufende Nummer der Versammlung
- Vorsitzender der Versammlung
- Angaben und Feststellung der ordnungsgemäßen Einladung
- Teilnehmer
- Kurze Inhaltsangabe zu den einzelnen Tagesordnungspunkten mit genauer Formulierung der Beschlusstexte
- Angabe des Abstimmungsverfahrens
- Ergebnisse der Beschlussfassungen unter Angabe der Ja-Stimmen, der Nein-Stimmen und der Enthaltungen; gegebenenfalls ist auch das namentliche Abstimmungsergebnis, etwa bei baulichen Veränderungen nach § 20 Absatz 1 WEG, anzugeben
- Angaben zur Verkündung des Abstimmungsergebnisses
Wichtig ist zudem, dass das Protokoll nach den gesetzlichen Vorgaben den Eigentümern nicht zugesandt werden muss. Die Eigentümer haben lediglich ein Einsichtsrecht beim Verwalter, § 18 Absatz 4 WEG. Eine Zusendung kann nur ausnahmsweise dann erforderlich sein, wenn eine Regelung in der Gemeinschaftsordnung, ein Beschluss der Wohnungseigentümer oder der Verwaltervertrag dies ausdrücklich vorsehen.